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第二节 电话交谈中的说话技巧（第2页）

（6）不要突然打断电话，转身与他人说话

当你料想必是你的电话时，你的注意力是与你交淡的人最在意的问题，你应该示意秘书或同仁去接听。同样的，当你约了别人来办公室商谈某事，却在这时候一直打电话，这种举动实在很无礼且没有效率。

（7）对无趣的来电者要有礼貌

电话已经很普遍，你一定会经常接到销售东西的电话，要避开这些电话很难做到。来电者也许令你不舒服，因而遭到不必要的斥责。他们通常是年轻人，才开始创业，斥责他们实在太残忍，因此当有人来电销售东西时，正确的处理方式是告诉他：“您好，我不需要任何中介服务或股票咨询。我的这个部门管理得不错，不过我还是很感激你的来电。你的声音很不错，我们也谈得很融洽，看得出来你很细心。我虽然帮不上忙，但仍祝你好运，希望你的业绩卓越!”然后挂掉电话。因为有如此的赞美，相信对方将会满心喜悦，而不会生闷气

3、接听电话的五项技巧

当你的电话铃响起之时，你应该尽快集中自己的精力，暂时放下手头正在做的事情，以便你的大脑能够清晰地处理电话带来的信息或商务。当然，上述过程应该迅即完成，如果你让电话铃响得时间过长，对方会挂断电话，你便会失去得到信息或生意的机会。以下几点是你在接电话时可以参考和借鉴的技巧：

（1）随时记录

在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉，没有认真听他说话。

（2）自报家门

一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。

（3）转人正题

当你接听电话时，不要“哼哼哈哈”地拖延时间，而应立即做出反应。一个好的开场白可能是：“您需要我做什么?”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说：“真不巧!我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。”很多情况下，这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展。

（4）避免将电话转给他人

自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时，你应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。例如你可以说：“布朗先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗?”在你作出这种决定之前，应当确定对方愿意你将电话转给他人。例如，你可以说：“对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。

（5）避免电话中止时间过长

如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说：“您是稍候片刻，还是过一会儿我再给您打过去?”

让对方等候时，你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如，你可以说：“约翰先生，我已经快替您找完了，请您再稍候片刻。”当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说“对不起，让您久等了”，以引起对方的注意。

对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的。

4、注意电话交谈的礼仪

可能你会说，打电话的时候对方又看不见，何必讲究那么多礼仪?其实，你若真这样想就大错特错了，这里面的学问大得很呢!首先，打完电话后由谁先挂电话，这是你在使用电话交谈时应该注意的礼仪。

按照常规，电话交谈结束后一般都是由打电话的那一方先挂，因为他有事情先找对方，那么事情说完自然是由他挂电话，这样才算是有始有终。

不过，假如对方是一位长者，可就不能照搬常规了。不管是你打过去还是他打过来，都应该在他挂了电话后，你再轻轻放下手中的话筒，以表示你对长辈的尊重。其次，温和谦虚、合宜得当的尊敬语，是电话交谈技巧的不可或缺的条件，它就像一把钥匙，能够帮助你开启对方的心扉。试想，假如你在打电话时，对方用一个恶声恶气的声音说：“找谁?……不在!”然后“叭”地一声将电话一甩，你心里会不会堵得慌?

若是对方用一句温和客气的尊敬语，说：“请问先生（或女士）您找谁?”“对不起，他不在。”然后轻轻将电话机放下。那么，你心里肯定有一种很舒服的感觉了。

中华民族是礼仪之邦，以礼待人是我们民族的传统美德。因此，把“请”、“谢谢”、“不好意思”、“对不起”等尊敬语用在电话沟通的交谈之中，是我们每一个使用电话的人应该具备的最起码的标准。

或许有些人会认为，打电话不必拘泥于非要使用尊敬语，有时候，用称兄道弟的说话方式进行电话交谈，说不定会因此拉近了彼此间的距离而更觉得有一种亲切感。

当然对彼此相当了解的好朋友，这种交谈方式或许有其优势，但若与一般认识或与陌生人交流，如果你也称兄道弟，岂不显得过于随便?